Politique de confidentialité

Introduction

Koproprio inc. (« nous », « notre », « Koproprio ») s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels conformément à la Loi 25 modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels du Québec, ainsi qu'aux autres lois applicables en matière de protection de la vie privée.

La présente politique de confidentialité décrit comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre plateforme de gestion de copropriété et notre assistant intelligent Didier.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

2. Renseignements personnels que nous recueillons

Dans le cadre de nos services, nous pouvons recueillir les catégories suivantes de renseignements personnels :

2.1 Renseignements d'identification

• Nom et prénom
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
• Adresse de résidence
• Rôle au sein du syndicat (président, trésorier, membre du conseil d'administration, etc.)

2.2 Renseignements relatifs à la copropriété

• Nom du syndicat de copropriété
• Informations légales d'immatriculation du syndicat
• Documents de copropriété (déclaration, règlements, procès-verbaux)
• Données financières et comptables
• Contrats de services et autres documents relatifs aux fournisseurs
• Dossiers de sinistres et réclamations
• Informations relatives aux unités privatives et communes

2.3 Renseignements techniques

• Adresse IP
• Type de navigateur et système d'exploitation
• Pages consultées et interactions avec la plateforme
• Données de connexion et d'utilisation
• Témoins (cookies) et technologies similaires

2.4 Interactions avec Didier (notre assistant IA)

• Questions et demandes soumises à l'assistant
• Conversations et historique des échanges
• Documents téléversés pour analyse

3. Finalités de la collecte et de l'utilisation

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

1. Fourniture des services : Pour vous permettre d'utiliser notre plateforme de gestion de copropriété et notre assistant intelligent Didier, incluant la gestion documentaire, comptable, et administrative.
2. Amélioration de l'assistant IA : Pour entraîner et améliorer les capacités de Didier de manière anonymisée. Les données sont anonymisées avant d'être utilisées pour le perfectionnement du modèle d'intelligence artificielle.
3. Support et service à la clientèle : Pour répondre à vos questions, résoudre des problèmes techniques et vous fournir une assistance.
4. Conformité légale : Pour respecter nos obligations légales et réglementaires en matière de gestion de copropriété et de protection des renseignements personnels.
5. Sécurité : Pour détecter et prévenir la fraude, les violations de sécurité et les activités illégales.
6. Communications : Pour vous transmettre des informations importantes concernant votre compte, nos services, et les mises à jour de notre politique.

4. Base légale et consentement

Conformément à la Loi 25, nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels sur les bases juridiques suivantes :

• Consentement : Lorsque vous créez un compte et acceptez nos conditions d'utilisation
• Exécution du contrat : Pour fournir les services que vous avez souscrits
• Obligations légales : Pour respecter les lois applicables en matière de copropriété
• Intérêts légitimes : Pour améliorer nos services et assurer la sécurité de notre plateforme

5. Partage et divulgation des renseignements personnels

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels à des tiers. Nous pouvons partager vos renseignements dans les situations suivantes :

5.1 Fournisseurs de services

Nous pouvons partager vos renseignements avec des prestataires de services tiers qui nous aident à exploiter notre plateforme, notamment :

• Fournisseurs de services d'intelligence artificielle (pour Didier)
• Processeurs de paiement
• Services d'analyse et de performance

Ces tiers sont contractuellement tenus de protéger vos renseignements et de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles nous les leur avons communiqués.

5.2 Obligations légales

Nous pouvons divulguer vos renseignements si la loi l'exige ou en réponse à une demande légale valide d'une autorité gouvernementale ou judiciaire.

6. Conservation des renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour :

• Fournir nos services et maintenir votre compte actif
• Respecter nos obligations légales et réglementaires
• Résoudre des litiges et faire appliquer nos accords
• Fins d'archivage dans l'intérêt public, de recherche scientifique ou à des fins statistiques

Une fois ces périodes écoulées, nous supprimons ou anonymisons vos renseignements de manière sécurisée.

7. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques, administratives et physiques appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre :

• L'accès non autorisé
• La perte, le vol ou la destruction
• L'utilisation, la communication ou la modification non autorisée

Ces mesures incluent notamment :

• Chiffrement des données en transit et au repos (SSL/TLS)
• Authentification multifactorielle
• Contrôles d'accès basés sur les rôles
• Surveillance et audits de sécurité réguliers
• Formation continue de notre personnel sur la protection des données
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

8. Vos droits en matière de protection de la vie privée

Conformément à la Loi 25 et aux autres lois applicables, vous disposez des droits suivants concernant vos renseignements personnels :

8.1 Droit d'accès

Vous avez le droit de demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et d'obtenir une copie de ces renseignements.

8.2 Droit de rectification

Vous avez le droit de faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques vous concernant.

8.3 Droit à la portabilité

Vous avez le droit de recevoir vos renseignements personnels dans un format structuré et couramment utilisé, et de les transférer à un autre responsable.

8.4 Droit à la désindexation

Vous pouvez demander que vos renseignements personnels ne soient plus diffusés par un moteur de recherche.

8.5 Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte et à l'utilisation de vos renseignements en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles. Le retrait du consentement peut limiter votre capacité à utiliser certains services.

8.6 Droit à l'oubli

Dans certaines circonstances, vous pouvez demander la suppression de vos renseignements personnels.

9. Incident de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous nous engageons à :

• Vous en informer dans les plus brefs délais
• Notifier la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)
• Prendre les mesures nécessaires pour réduire les risques de préjudice
• Tenir un registre de tous les incidents de confidentialité

10. Témoins (Cookies) et technologies similaires

Notre plateforme utilise des témoins et des technologies similaires pour :

• Assurer le bon fonctionnement de la plateforme
• Mémoriser vos préférences
• Analyser l'utilisation de nos services
• Améliorer l'expérience utilisateur

Vous pouvez gérer vos préférences en matière de témoins via les paramètres de votre navigateur. Notez que désactiver certains témoins peut affecter la fonctionnalité de notre plateforme.

11. Protection des renseignements des mineurs

Nos services ne sont pas destinés aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de mineurs. Si nous apprenons qu'un mineur nous a fourni des renseignements personnels, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements.

12. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques ou pour des raisons légales, opérationnelles ou réglementaires. En cas de modification importante, nous vous en informerons par courriel ou via un avis sur notre plateforme. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique.

13. Réclamation auprès de la CAI

Si vous estimez que vos droits en matière de protection des renseignements personnels n'ont pas été respectés, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec :

14. Nous contacter

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, veuillez nous contacter :